Una de las maneras de hacer conexión con los colaboradores a través de recursos didácticos, es a través de los manuales de capacitación que forman un complemento relevante en la gestión de formación.
Muchas veces subestimamos este recurso y no lo valoramos en su justa dimensión. La realidad es que los manuales de capacitación deben estar en constante revisión, no solo para actualizar contenido, sino también en su estructura y diseño.
A continuación te comparto los mínimos elemento que debe tener un manual de capacitación.
Claridad en las necesidades de formación. Esta claridad nos brinda el marco para desarrollar el contenido necesario dentro del manual. Los conceptos deben relacionarse con estas necesidades del participante. Alguno de los recursos donde se puede encontrar contenido valioso par desarrollar, y que puede ser de interés para los participantes, son los KPIs, revisiones de desempeño, observaciones del trabajo manifestado por el jefe inmediato.
Involucrar a personal clave en la elaboración del manual. Una manera estratégica de colocar contenido funcional y práctico, es hacer que personal que trabaja de cara al proceso realice una revisión y valide si realmente el manual se ajusta a la realidad.
Junto a ellos se puede hacer una plantilla común para próximas elaboraciones de manuales. Igualmente, si hay algún diseñador gráfico que pueda participar sería excelente.
Alineado al objetivo esperado. Es vital estar claro con la finalidad del manual. Por lo general, debe ser un complemento de una gestión de formación específica, es decir, como un manual de guía rápida, como parte de una actividad presencial o virtual de formación, una guía paso a paso, como registro, etc.
Una vez establecido la finalidad de este recurso (manual), debe estar plasmado el objetivo del curso del cual nace este recurso. Así, el lector hará conexión inmediata con el curso.
Espacio compartido para los manuales (accesibilidad). Dentro del LMS de la empresa es importante crear un espacio y tener acceso. En la actualidad existen recursos en la nube a nivel corporativo que brindan este beneficio, de manera que los colaboradores tienen accese 24/7.
Actualización periódica. De más está decir la actualización periódica del contenido del manual y del programa de formación.
Como estos cambios ocurren interna y externamente, su estrategia de capacitación debe cambiar en consecuencia. Por lo tanto, cuando cree nuevos cursos o actualice los existentes, asegúrese de documentar estos cambios también en el manual de capacitación de sus empleados.
Adecuado a las características de la población. Los conceptos y discursos deben tener una tonalidad lo más sencilla posible sin palabras rebuscadas. Enfocadas siempre al público objetivo que asimilará el contenido.
Estructura simple y entendible. En cuanto a la estructura del manual como tal, consideramos para que sea eficiente su uso debe contar con la siguiente estructura:
- PORTADA GENERAL
- TABLA DE CONTENIDOS (INDICE)
- PROGRAMA DE INSTRUCCIÓN
- UNIDADES TEMÁTICAS
- BIBLIOGRAFÍA
- OTROS (ANEXOS, GLOSARIOS, ETC)
En conclusión, cualquier manual de usuario que complemente o forme parte de una formación, debe ser lo más simple posible con una adecuada redacción ajustada a la audiencia y que invite a la consulta periódica de conceptos y habilidades relevenates en el desempeño.